La gestion de contenu d’entreprise, plus connue sous son sigle anglais ECM, est l’ensemble des stratégies, des processus et des outils permettant, à une entreprise, d’organiser et de stocker des informations non structurées, pour les diffuser, ensuite, à ses partenaires, ses employés et ses clients. De quoi s’agit-il exactement ? Quels sont les avantages de l’ECM ?
Les composants de la gestion de contenu d’entreprise
L’ECM comprend cinq composants, répondant, chacun, à des objectifs précis.
• La saisie
Cette opération consiste à convertir des documents papier en version électronique. Il peut s’agir de rapports de recherche, de contrats, de factures, etc.
• La gestion
La gestion vise à rapprocher, exploiter et modifier les informations. Pour ce faire, plusieurs moyens sont utilisés, tels que les logiciels collaboratifs, la gestion des contenus et des documents web, la gestion des enregistrements, le workflow, etc.
• Le stockage temporaire des informations
Il s’agit de créer des dossiers souples, dans lesquels seront stockées, temporairement, les données qui changent souvent. Ce stockage temporaire va permettre, aux utilisateurs, de mettre ces informations à jour.
• La conservation
La conservation consiste à sauvegarder les données, qui ne font pas l’objet d’une modification fréquente, sur le long terme. Le moyen le plus utilisé pour cette opération est la gestion des enregistrements.
• La livraison
Elle consiste à diffuser les informations aux partenaires, aux collaborateurs et aux clients.
Les avantages de la gestion de contenu pour une entreprise
L’ECM doit respecter les obligations règlementaires, ainsi que les directives de gestion des risques quant à la conservation et la distribution des informations. Les problèmes liés à la gestion des informations sont, ainsi, écartés.
Le système ECM intègre, également, des fonctions d’audit, de contrôle des flux de travail, de réservation/libération et de mécanismes de sécurité. De plus, il améliore la productivité en rationalisant les processus métier.
Enfin, l’entreprise n’a plus besoin d’un espace de stockage pour stocker les documents papier, grâce à la dématérialisation des dossiers.
